Slimmer werken (met Apple producten)

NNSA - Consultancy faciliteert binnen deze website een sectie over "Slimmer werken met Apple producten".

Algemeen


Binnen de CUG bevindt zich een bibliotheek met materiaal over "Slimmer werken met Apple producten".
Deze bibliotheek is uitsluitend toegankelijk voor leden. Leden kunnen inloggen met hun CUG-toegang en gebruik maken van deze bibliotheek.
De button staat onderaan – en rechts bovenaan op de besloten pagina van de HobbyClub.

Webmaster

Niek Noordegraaf

FAQ - Veel gestelde vragen

Wat is de basis van efficiënter – en slimmer werken ?
# You Can Use the Eisenhower Method to Stop Wasting Time ...

As far as the most demanding day jobs go, being a U.S. President is probably going to sit pretty high on the list. Number 34, Dwight Eisenhower, was no exception. The next time you struggle to even drag your butt to the gym, remember that this dude somehow found time to golf and oil paint outside of laying down systems that lead to the launch of the Interstate Highway System, the internet, and NASA. His method to tackle it all starts with a four-square box.

The Eisenhower box is the most famous decision-making tool used by the late President, according to author and success blogger [James Clear](http://jamesclear.com/eisenhower-box). This method is a matrix, just two columns and two rows. The columns represent tasks that are urgent and not urgent, and the rows represent tasks that are important and not important. Deciding which tasks are important and urgent, or some combination of the four options, will inform the action you should take with it. The matrix will tell you what to do from there:

1. Important and urgent: Do this stuff immediately. Hop to!
2. Important and not urgent: Schedule a time to definitely get to this, just not right now.
3. Not important and urgent: Delegate this task, if you can. Anyone out there want to lend a hand?
4. Not important and not urgent: Why is this task even on your mind?! C'mon. Drop it and move onto bigger things.
Clear notes that he likes this matrix for its versatility: You can apply it to long-term tasks, or for the stuff you're trying to get through in a single day. Bottom line: This is just a way to put your to-dos in an order that won't eat up all your time.

Dwight Eisenhower [once said](https://medium.com/the-mission/the-eisenhower-method-for-taking-action-how-to-distinguish-between-urgent-and-important-tasks-895339a13dea) "What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important." You tell 'em, Ike. Tackling the items in each sector of the Eisenhower Box is one thing, but sorting it out is another.

Think of urgent tasks as ones you feel like you need to respond to: texts, emails, work deadlines, etc. Think of the important tasks as the ones that mean something to you and are really going to further your goals: calling your friends and family, doing research, enjoying your hobbies, etc.

Even if some of the boxes are tough to sort out, at least pay special attention to your "not important and not urgent" box. As long as it's not empty, that means you've cut out some unnecessary tasks, so you're winning already! Go you.

"I find that the Eisenhower Method is particularly useful because it pushes me to question whether an action is really necessary," Clear [writes](http://jamesclear.com/eisenhower-box), "which means I'm more likely to move tasks to the 'Delete' quadrant rather than mindlessly repeating them."

*Looking for more ways to enhance your productivity? Check out the [Ultimate Productivity Bundle: 27 Hours of Tips & Tools from the World's Most Successful People.](https://shop.curiosity.com/sales/the-remastered-ultimate-productivity-bundle)It's just $36. If you purchase the course from this link, you'll help support Curiosity!*

***Love getting smarter? [Sign up to our newsletter] *** ***to learn something new everyday!***

[You Can Use the Eisenhower Method to Stop Wasting Time ...]
Organiseer je werk met Getting Things Done (GTD) van David Allen
Benieuwd naar wat Getting Things Done of GTD is waar iedereen het over heeft? Information overload doordat je binnenkomende berichten zoals e-mail niet snel kunt verwerken? Komt er veel werk op je af en wil je orde in de chaos aanbrengen? Herinner jij je allemaal dingen die je écht nog moet doen als je net rustig op de bank zit of wilt gaan slapen? Heb je op al je platte oppervlakken dingen liggen die je herinneren dat je “er nog iets mee moet”? Stel je klussen lang uit die achteraf gezien helemaal niet zo’n “big deal” waren? Of zet je je e-mailberichten weer op “ongelezen” – nadat je ze al een keer gelezen hebt? Of sta je in de winkel en herinner je je dat je straks het vuilnis buiten moet zetten terwijl je je thuis juist herinnert dat je batterijen mee had moeten nemen uit de winkel? En thuis ben je natuurlijk weer vergeten dát je het vuilnis buiten moest zetten. Getting Things Done (GTD) van David Allen helpt je hiermee!

Ik weet dat het Amerikaans klinkt. Getting Things Done. Of de metafoor Mind like water die vertelt dat je – analoog aan water waar je iets in gooit – nieuwe input absorbeert en weer in controle bent. Het systeem GTD is voor mij echt dé peiler op basis waarvan ik alle input die de hele dag op mij afkomt efficiënt afhandel. David Allen is vergeleken met Einstein en Newton wegens het herkennen van best-practices in de alledaagse gang van zaken. David haalt zelf ook Albert Einstein aan: “Everything should be made as simple as possible, but not simpler.”
Miljoenen mensen over de wereld hebben meer balans en succes in hun leven gekregen dankzij Getting Things Done. David Allen dacht dat de logische onderdelen die uiteindelijk Getting Things Done zouden vormen allang door succesvolle mensen werden toegepast. Dat bleek niet het geval en David Allen staat inmiddels bekend als productiviteitsexpert. De principes blijken universeel toepasbaar: mannen, vrouwen, kinderen, studenten, ouders, ondernemers, managers en directie over de hele wereld hebben er profijt van. Zowel op het persoonlijk niveau als op het niveau van een organisatie. Vooral na grote gebeurtenissen in het leven gaan mensen op zoek naar een manier om orde op zaken te stellen, denk aan een nieuwe baan, een nieuw huis, een baby, een kind die het huis uit gaat of de ontdekking van een ernstige ziekte.
In Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity leggen Francis Heylighen en Clément Vidal van de Vrije Universiteit Brussel de relatie tussen de grondbeginselen van Getting Things Done en moderne theoretische paradigma’s.
Als jij een zogenaamde kenniswerker bent – iemand die met zijn hoofd in plaats van met zijn handen werkt – dan is GTD zeker ook iets voor jou. Zelfs als je maar enkele gewoontes (keystone habits) die bij het systeem horen aanleert. GTD is geen hogere wiskunde, jij zult ook veel van de elementen van GTD herkennen. Vlak voordat je op vakantie gaat stel je namelijk ook orde op zaken zodat je tijdens je vakantie nergens aan hoeft te denken. Dat voelt altijd goed, toch? Voor Getting Things Done leer je een aantal gewoontes aan waardoor het iedere week is alsof je op vakantie gaat.

David-Allen-Flying

Waarom je aan dingen blijft denken

Totdat je aan deze drie punten hebt voldaan vertrouwen je hersenen er niet op dat het goed komt.

1 je hebt nog niet helder voor ogen wat je er precies mee wilt of moet;
2 je hebt de eerstvolgende stap nog niet bepaald;
3 je hebt geen geheugensteuntje voor jezelf.

Vooral die laatste is interessant. We weten veel van onze afspraken niet uit het hoofd want we vertrouwen op de agenda. Dit is precies de reden waarom je ook je andere taken opschrijft. Uit je hoofd met die informatie!
Over de resulterende lijsten zegt David Allen: “Als mensen zeggen dat ik te veel lijstjes heb, antwoord ik altijd dat de keuze is tussen het in je hoofd hebben of het op papier hebben. Als je het niet in je hoofd wilt hebben, moet je zorgen dat het er uit gaat.” De basis van GTD is een 100% betrouwbaar extern systeem. Dat betekent dat je informatie op een eenduidige manier én regelmatig verwerkt.

Lees hier meer…
USEM analoge notitiekaartjes in credit-kaart formaat.
Stacks Image 73
Wat zijn usem notitie-kaartjes ?

Usem cards are note cards the size of a credit card. We thought of these note cards as an omission in the selection of fine stationery and a must have for lovers of the handwritten word. What could be more logical than a note card that fits perfectly in your wallet or phonecase and has many applications because of its universal format?

Use the usem cards – for example – as a handwritten business card, to do card, flash cards, to capture your brilliant ideas, a appointment card or as a reminder during a presentation.

Short message paper (SMP)
Or better yet: use the usem-cards as SMPs (short message papers). Jot down a few kind words on a card and tuck it into your colleague’s/loved one’s/friend’s coat pocket. Beats an app any day!

Bewaarbakje-voor-usem-kaartjes

Lees hier meer over deze handige kaartjes.
 
Stacks Image 77
Welke software kan jou goed helpen bij GTD ? > Trello.
Stacks Image 66
Wat is Trello ?

Trello is online tool voor samenwerking en projectmanagement. Projecten worden visueel georganiseerd met behulp van borden. Hoewel de tool digitaal is, voelt het haast alsof je met een fysiek white board werkt. Je ziet in een oog opslag wie waar aan werkt en weet je meteen waar taken zich in het proces bevinden.

Trello bestaat sinds 2011 en is bedacht door Fog Creek Software. In januari 2017 is het Trello overgenomen door Atlassian. Hier lis de tool in goede handen. Atlassian is een betrouwbare organisatie die diverse samenwerkings tools maakt. Trello sluit goed aan binnen de andere producten van het bedrijf.

Hoe werkt Trello ?

Met Trello kun je in een handomdraai een workflow voor je project creëren. Veel gebruikers gaan hierbij uit van de Kanban methode. Kanban betekent letterlijk visueel bord en gaat uit van de volgende principes.

  • Visualiseer de taken
  • Beperk het aantal taken
  • Verplaats taken van de ene kolom naar de andere
  • Monitor en verbeter

In Trello kan een bord voor het organiseren van een relatiedag er dan zo uit zien:

Basis-workflow-Trello-768x265
Weergave Trello bord

In de eerste kolom staan alle taken. In de tweede kolom staan de taken die als eerst volgend worden opgepakt. In de derde kolom staan de taken die op dit moment worden uitgevoerd. In de laatste kolom staan de taken die al voltooid zijn.

Wat kost Trello ?

In basis is Trello werkelijk gratis, maar als je meer mogelijkheden wilt en/of wilt gaan samenwerken dan zal je er iets voor moeten gaan betalen.
Bekijk hier een overzicht van de mogelijkheden.

Professioneel aan de slag met Trello

Trello is een ideale tool voor ZZP-ers, consultants en kleine teams. Het verbeterd op een laagdrempelige manier de samenwerking binnen projecten.

De bedoeling is natuurlijk dat Trello samenwerking binnen projecten makkelijker maakt. Dit hangt altijd af een goede implementatie. Er zijn vier factoren die hierbij belangrijk zijn:

  1. Kennis (Voldoende kennis van het gebruik van Trello is natuurlijk een vereiste).
  2. Houding (Iedereen de betrokken is bij de samenwerking moet de meerwaarde er van in zien, anders is er onvoldoende stimulans om de tool daadwerkelijk te gebruiken).
  3. Workflow
  4. Gedrag

Meer over Trello op hun website.

Trello naslag:

Getting Started Guide

Getting started with Trello video Demo

Troubleshooting browser issues with Trello

What are teams?

How to use Trello like a pro

Webinar:

http://info.trello.com/webinar-typ/getting-started-with-trello?utm_campaign=Webinar%20%7C%20Getting%20Started%20With%20Trello%20%7C%2020161201&utm_source=hs_automation&utm_medium=email&utm_content=38830509&_hsenc=p2ANqtz-8WxBGxXu1umWOP4nGnyMBNQpZdShvLS2cS6AUdL2MY1hO-461SKTq5VXKs2tCVUAwkb0GbPLJf0sSgmjtjhW0pRz3KIA&_hsmi=38830509

Trello Help:

http://help.trello.com/
Welke software kan jou goed helpen bij efficiënter – en slimmer werken ?
Hulpmiddelen (software)

De volgende stap bij het efficiënter – en slimmer werken is het kiezen van hulpmiddelen (software). Nu is het kiezen van software net als met auto's: er zijn veel varianten en persoonlijke voorkeuren. Toch springen er een paar boven uit. In een kantoor-omgeving met de Mac zou je kunnen kiezen voor de Microsoft Office 365 suite, inclusief OneNote. In een privé / puur Apple omgeving zou je kunnen kiezen voor de iOffice software van Apple, aangevuld met een goed notitie programma, als Notities van Apple te geringe mogelijkheden biedt (maar vanaf iOS 11 valt dat best wel mee). OneNote is ook los verkrijgbaar in de Apple App Store. Onderstaand een paar persoonlijke voorkeuren:

Evernote is dè gereedschapskist voor notities en het vergaren van informatie. Wat je kan verzinnen is mogelijk.
Notelife is relatief onbekend, maar spreekt mij heel erg aan, vanwege de eenvoud en goede onderlinge synchronisatie.
Keep It (Mobile) is de opvolger van Together en kan dienen als professionele 'schoenendoos'. Biedt meer mogelijkheden dan Notelife en is binnen Apple multi-platform.
DevonThink is een hele professionele organiser van notities en artikelen. Kan veel, maar wel moeilijker in gebruik.

Ik zelf (Niek) werk het meest met OneNote, Evernote en Notelife.

OneNote als vergaarbak van informatie 'van alle kanten', meestal verzameld via het deel-menu en vanuit OneNote netjes gerubriceerd in de diverse programma's. Dan volgt Evernote (zakelijk) en Notelife voor de IT-omgeving.
Hoe beheer / beheers ik mijn informatie(stress) ?
Stacks Image 87

NeoFinder banner

De volgende uitdaging waar we voor staan is het beheren en beheersen van alle (digitale) informatie die op ons af komt.
Ik geef hier 'een' methode weer, die ik zelf succesvol toepas, alhoewel er hier ook weer vele wegen naar Rome leiden. Ik geef dit in een stappenplan weer:

  • Digitaliseer eerst (belangrijke) informatie door deze te scannen, of tegenwoordig te fotograferen/scannen met je iPhone;
  • Gooi onbelangrijke informatie (na lezen) weg (Quadrant 4 van Eisenhower;
  • Zet de analoge informatie bij voorkeur om in PDF (PDF's kunnen worden omgezet in OCR's, zodat tekst kan worden gevonden);
  • Zet al deze informatie in een Folder, bijvoorbeeld "Nog opruimen";
  • Maak bij voorkeur op een Netwerk-volume (NAS) mappen naar eigen inzicht aan;
  • Bijvoorbeeld: Correspondentie, Abonnementen, Contracten, Inkoopnota's etc.;
  • Ruim op regelmatige tijden de Folder "Nog Opruimen" naar de NAS op;
  • Je kunt deze stap eventueel overslaan en alles in één Folder stoppen;
  • Maar hoe nu files terugvinden ?;
  • Apple's Spotlight werkt uitstekend, maar NeoFinder voor dit doel nog beter;
  • Scan je Folder en/of NAS met NeoFinder en indexeer zo al je bestanden;
  • Hierna kan je ze razendsnel terugvinden;
  • En de app Keep It for Mac kan je hier weer heel goed bij helpen (er is ook een Keep It Mobile);
  • Maak een BackUp;
  • Maak BackUp's !!!;

NeoFinder
Klik hier om naar de uitgever van NeoFinder te gaan…

Werk slimmer, niet harder: 17 tips
Stacks Image 108
By Eric Barker ©Time inc.

In Dan Pink’s Free Agent Nation: The Future of Working for Yourself he closes the book with a long, excellent list of “Work Smarter Not Harder” type advice for people who want to start working for themselves.
Frankly, the list is so good I think everyone would benefit from it.
Below are my favorites. I’ve included links to research and prior posts backing Dan’s advice.
via Free Agent Nation: The Future of Working for Yourself:

  • Make a “to don’t” list. Another gem from the inimitable Tom Peters. Prepare a list that contains all the things you shouldn’t waste your time on – useless tasks, unnecessary meetings, worthless phone calls, and so on. Then place it next to your “to do” list – and stick to it. (More here.)
  • Carry a notebook and pen. Thomas Edison did it. Virginia Woolf did it. And so did Charles Darwin. They toted a notebook with them everywhere and wrote down ideas that popped into their heads… Page through the notebook occasionally. Trust me: This is a fantastic way to spark ideas and to weave creativity into the fabric of your life. (More here and here.)
  • Hone your elevator speech. Be able to explain who you are, what you do, and why someone could benefit from your unique talents – in 30 seconds. Then cut your pitch to 15 seconds. Practice it. Sharpen it… Caveat: An elevator speech shouldn’t sound like an elevator speech. It’s really an exercise in being honest, concise, and interesting.
  • Establish an opening ritual. Try to begin your day the same way. If you work at home, maybe take a short walk before you go to your office. Have a cup of tea or read or meditate before starting your work. An opening ritual will ease your mind, body and soul into the day. (More here.)
  • Establish a closing ritual. Know when to stop working. Try to end each work day the same way, too. Straighten up your desk. Back up your computer. Make a list of what you need to do tomorrow. (More here.)
  • Get used to the three “-ty’s.” Ambiguity. Uncertainty. Volatility… Projects collapse. Money evaporates. Customers go wiggy. Get over it. That’s the way it works.
  • Learn. …Become a learning machine. Ask questions. Take smart people to lunch. Read. Read some more. Listen to audiobooks. Take classes. Go to conferences (which are also great places to network.) Added benefit: This makes life more interesting. Yet another benefit: Studies have shown that people who make constant learning part of their lives end up living longer. (More here.)
  • Failing is OK. Not failing is not OK. If you don’t flop every so often, you’re not trying hard enough. (More here.)
  • Guard your calendar. Make sure your time is focused on your one or two top priorities. Ask yourself: “Is this how I want to be spending my time right now?” Remember: you are your calendar. So treat your calendar with respect. (More here.)
  • Be paranoid. The good times won’t last. (More here.)
  • Don’t be paranoid. The bad times won’t last.
  • Never say up front that you can beat a deadline. Just turn your work in early and look like a hero. Related advice (which is ancient but unassailable): Underpromise, overdeliver.
  • Be quick. But don’t hurry. This one isn’t mine. It comes from the legendary UCLA basketball coach John Wooden. Read it again. Think about it. Make sense, huh?
  • Respond to calls and e-mails quickly. Even if you response is. “I’ll get back to you,” try to get back to people within 24 hours. They’ll appreciate the courtesy. Reality check: sometimes you’ll violate this rule.
  • Spend 10 minutes today laughing out loud. Turn on Comedy Central, read a funny book, look at photographs of yourself in junior high. Laugh. Fully. (More here.)
  • Take a “Sabbath.” Choose one day during the week when you don’t work… Respecting your own “Sabbath” will be good for your soul – and better for your business.
  • Take the Sunday night test. If you’re like 99 percent of the population, you’ve experienced “Sunday night dread.” This ailment begins creeping up your spine around 4:30 on Sunday night and reaches a crescendo around 11PM, as you realize you’re going to have to go to work the following day. (My own research has shown that Sunday night dread begins forming around third grade and eventually dissipates around age 70.)… So this Sunday night, when you go to sleep, ask yourself: “Am I suffering from Sunday night dread?” If so, you might be doing something wrong. But if you’re not getting it – if you’re lying there in bed thinking, “You know, I sorta like this. I’m not dreading tomorrow. I’m actually looking forward to it” – then you’re probably on the right path. (More here.)
I’ve covered highlights from two of Dan’s other books: Drive (explaining the science of motivation) and Johnny Bunko (a great career guide.)
More “work smarter not harder” tips in my interview with Dan about his latest bestseller, To Sell is Human.
Join 45K+ readers. Get a free weekly update via email here.

Related posts:

How To Make Your Life Better By Sending Five Simple Emails
Checklist: Are you doing these five things to be more effective at work?
10 Research-Backed Steps To Building A Great Team
This piece originally appeared on Barking Up the Wrong Tree.
Meer weten over een (interessant) onderwerp ?

Volg – en/of vraag een Workshop aan.

Stacks Image 94
Stacks Image 98
Stacks Image 100
 
Vraag een Workshop aan. Klik hier